• Home
• Our Customers
• Carlson Wagonlit Travel

Carlson Wagonlit Travel

Carlson Wagonlit Travel is een internationale organisatie gespecialiseerd in het organiseren van zakenreizen, groepsreizen, evenementen en incentives. Het bedrijf heeft een lange geschiedenis in Nederland. Het eerste kantoor aan de Dam in Amsterdam opende in 1927 haar deuren. Sindsdien is Carlson Wagonlit Travel Nederland uitgegroeid tot een van de belangrijkste spelers op de Nederlandse markt. Het merendeel van de circa 500 medewerkers is werkzaam op het hoofdkantoor in Diemen. Daarnaast heeft Carlson Wagonlit Travel een aantal andere vestigingen verspreid over Nederland en zelfs kantoorruimte bij haar relaties, genaamd ‘inplants’ met tussen de 2 en 7 werknemers. Verspreid over de verschillende locaties had Carlson Wagonlit in totaal 49 gewone printers en multifunctionele printers (MFP’s) in gebruik. Gezamenlijk produceren deze ongeveer 110.000 afdrukken per maand.
 

“Het totaal aantal printers is teruggebracht van 49 naar 33 stuks. Dit betekent 33% minder machines in beheer voor de organisatie.”

Het probleem: verouderd printerpark
Eugene Link, ICT Manager van Carlson Wagonlit Travel: “Ons printerpark was feitelijk verouderd. De servicecontracten voor de machines waren beëindigd en we hadden last van storingen. Naast de kosten voor reparaties, betekende dit dat medewerkers regelmatig niet konden vertrouwen op tijdige afdrukken van documenten, offertes en contracten.” Indien Carlson Wagonlit Travel met de huidige apparatuur verder zou werken, was de kans zeer groot dat de printing kosten verder zouden stijgen. Tevens bestond het risico dat de onderdelen voor de oude machines schaars en dus slechter leverbaar zouden worden. Het oplossen van storingen kan daardoor langer duren dan gebruikelijk.

Eugene Link: “Ook bleek dat opdrachtgevers in sommige gevallen inzicht hadden in vertrouwelijke gescande documenten. Het mag duidelijk zijn dat dat een ongewenste situatie was!”

Oplossing
Carlson Wagonlit Travel heeft ICT solutions provider SCC gevraagd een voorstel uit te werken voor een stabiele, beheerbare en kwalitatieve printomgeving. Uitgangspunt was een hoog niveau standaardisatie en centralisatie. De bedrijfszekerheid moest op een hoger peil worden gebracht en Carlson Wagonlit Travel wilde flexibele contracten zonder vaste printvolumes. De nieuwe machines moesten beter in staat zijn documenten te digitaliseren en mogelijkheden bieden vertrouwelijke informatie af te schermen. Tot slot moesten de printkosten inzichtelijk worden gemaakt en waar mogelijk gereduceerd.

Inventarisatie
Vanuit Services Delivery werkt SCC altijd volgens een vaste projectaanpak: Scan – Design – Implement – Manage. Pascal Vonk, printing consultant bij SCC: “Door eerst de bestaande omgeving en werkwijze goed in kaart te brengen, zijn wij in staat een ontwerp neer te leggen wat volledig aansluit bij de feitelijke behoefte van de klant.”

SCC heeft samen met Carlson Wagonlit Travel een bedrijfsbrede inventarisatie gedaan over de printbehoefte op de verschillende kantoren. Het bleek al snel, dat de wensen behoorlijk uiteen liepen. Op een aantal locaties bleef de behoefte bestaan aan een sorteersysteem op de printer. Op veel externe locaties bestond de behoefte om eenvoudig te kunnen scannen naar email. Het merendeel van de documenten werd afgedrukt in zwart/wit; kleur wordt niet frequent toegepast en is slechts op een aantal locaties gewenst.

De invullling: standaardisatie op HP
SCC heeft Carlson Wagonlit Travel geadviseerd te standaardiseren op HP printers en multifunctionals. Deze zijn ondergebracht in HP Smart PageDeal, een maatwerk leaseconstructie met transparante kosten. De klant betaalt een vast bedrag per afdruk, waarin alle kosten voor hardware, supplies en service zijn inbegrepen.

De voordelen voor Carlson Wagonlit Travel
Naast een overgang naar moderne en efficiënte printapparatuur biedt de gekozen aanpak een aantal duidelijke voordelen. Eugene Link: “Het totaal aantal printers is teruggebracht van 49 naar 33 stuks. Dit betekent 33% minder machines in beheer voor de organisatie. Daarbij zijn we meer gebruik gaan maken van MFP’s. Standaard printers worden alleen nog gebruikt op plaatsen waar geen behoefte is aan aanvullende functionaliteit voor bijvoorbeeld het scannen van documenten.

Door de standaardisatie kunnen we de verschillende typen printers centraal beheren met de Webjetadmin managementtools van HP. Alle printers kunnen worden aangestuurd door een universele printer driver, waardoor iedere medewerker snel en gemakkelijk gebruik kan maken van de nieuwe printers. Op alle printers is een onderhoudscontract afgesloten dus verrassingen op het gebied van onderhoud en onderdelen zijn uitgesloten.”

Om te voorkomen dat vertrouwelijke documenten door de verkeerde personen worden gelezen, wordt een combinatie van pincodes met gebruiksvriendelijke displays geïntroduceerd. Voor een aantal locaties is gekozen voor een printer met sorteerfunctionaliteit. Door het inzetten van een multifunctional met zogenaamde bookletfunctionaliteit (A3 printen, vouwen, rugnieten) is Carlson Wagonlit Travel minder afhankelijk van externe drukkers en copy shops en kunnen de eigen medewerkers ook in kleinere aantallen marketing documenten produceren. Hierdoor wordt de productiviteit, creativiteit en flexibiliteit verhoogt. Daarnaast bespaart Carlson Wagonlit Travel op de vaak veel hogere kosten van extern drukwerk.

Besparingen
“Met de door SCC geleverde oplossing besparen wij jaarlijks ruim 26% op onze printkosten” aldus Eugene Link. “Als je dat optelt bij alle andere voordelen dan kun je rustig stellen dat SCC ons heeft geholpen ons printproces te optimaliseren en tegelijkertijd de kosten te verlagen.